Toshiba presenta una guía para diseñar licitaciones de impresión más seguras y eficientes
El documento ayuda a empresas y administraciones a evaluar la ciberseguridad, el servicio técnico, la automatización y la integración cloud de los equipos multifunción.
Toshiba Tec en España ha publicado una nueva Guía de Licitación de Parques de Impresión, dirigida a las organizaciones que necesitan renovar sus impresoras y equipos multifunción y quieren estructurar correctamente los requisitos técnicos de su proceso de selección.
La iniciativa responde a la creciente necesidad de considerar la infraestructura de impresión como una parte más del entorno tecnológico y de seguridad de las organizaciones. Los actuales equipos multifunción están conectados a la red corporativa, procesan documentos confidenciales, almacenan temporalmente información y se integran con plataformas cloud, gestores documentales y sistemas empresariales.
Según el informe Print Security Landscape 2025 de la consultora Quocirca, el 56 % de las organizaciones consultadas reconoció haber sufrido durante el último año alguna pérdida de datos relacionada con su infraestructura de impresión. El estudio también señala que el coste medio de estos incidentes fue de 630.000 libras en organizaciones con parques estandarizados y de 937.000 libras en aquellas que operaban con dispositivos de varios fabricantes.
Ante este escenario, Toshiba recomienda que los procesos de renovación no se limiten a comparar el precio, la velocidad o las características básicas de los equipos. La guía propone evaluar cinco áreas principales:
- La protección de los datos y la infraestructura de red.
- El coste total de propiedad durante la vigencia del contrato.
- La calidad, cobertura y capacidad de respuesta del servicio técnico.
- La automatización de los procesos documentales.
- La integración con aplicaciones empresariales y servicios en la nube.
La seguridad como requisito del pliego
La guía incluye una lista de comprobación para ayudar a los responsables de contratación, tecnología y seguridad a definir los requisitos mínimos de los dispositivos.
Entre las medidas recomendadas se encuentran el cifrado de la información almacenada, el uso de módulos criptográficos TPM 2.0, el firmware firmado digitalmente, la sobrescritura segura de datos y la autenticación mediante tarjetas, códigos o credenciales corporativas.
En el caso de las administraciones públicas y de las empresas que prestan servicios al sector público, el documento recuerda la importancia de considerar el Esquema Nacional de Seguridad, regulado por el Real Decreto 311/2022, dentro de los criterios técnicos de la licitación.
Toshiba dispone de equipos multifunción e-STUDIO conformes con los requisitos del ENS e incorpora distintas capas de protección en el hardware, el firmware, el almacenamiento, las comunicaciones y el acceso de los usuarios.
Más allá de imprimir y escanear
Otro de los objetivos de la guía es ayudar a las organizaciones a analizar el papel que puede desempeñar un equipo multifunción dentro de sus procesos digitales.
Las nuevas plataformas permiten escanear documentos directamente a gestores documentales, clasificar facturas y albaranes mediante reconocimiento OCR, iniciar procesos de firma electrónica o conectar con servicios como Microsoft 365, Google Workspace, OneDrive, Google Drive o Dropbox.
De esta forma, el equipo multifunción puede convertirse en un punto de acceso seguro a los flujos documentales de la empresa, reduciendo tareas manuales, desplazamientos entre aplicaciones y errores de clasificación.
Indicadores objetivos para evaluar el servicio
La publicación también recomienda incorporar al pliego indicadores medibles de calidad de servicio. Entre ellos figuran los tiempos de respuesta y resolución, la tasa de reparación en la primera intervención, la disponibilidad de técnicos certificados, la cobertura territorial y la existencia de sistemas de monitorización remota.
Estas plataformas pueden detectar necesidades de mantenimiento, generar alertas técnicas y anticipar la reposición de consumibles, ayudando a reducir las interrupciones y la carga administrativa de los departamentos de sistemas.
“Una licitación de impresión no debería decidirse únicamente comparando el precio por página. Las organizaciones deben analizar qué dispositivos van a conectar a su red, cómo protegen la información, qué procesos pueden automatizar y qué servicio recibirán durante toda la duración del contrato”, señala Miguel Sarwat, director de Marketing y Comunicación de Toshiba Tec en España.
La Guía de Licitación de Parques de Impresión está disponible gratuitamente en:
https://toshibatec-tsis.com/soluciones/guia-licitacion-parque-impresion
