La impresión también debe integrarse en la estrategia de identidad digital y Zero Trust de las organizaciones

¿Por qué seguimos tratando la impresora como una excepción?

Durante años, las organizaciones han reforzado el acceso al correo electrónico, al ERP, al CRM y a las aplicaciones en la nube. Han incorporado autenticación multifactor, acceso condicional y políticas basadas en el riesgo. Sin embargo, en muchas empresas, el parque de impresión continúa gestionándose como una infraestructura independiente. Y ya no lo es.

Un equipo multifunción moderno es un dispositivo conectado que recibe, procesa, almacena y transmite información. Por él pasan contratos, nóminas, informes financieros, historiales clínicos, expedientes administrativos y documentación estratégica. También es una puerta de entrada a repositorios corporativos y servicios cloud. Tratarlo como una excepción dentro de la arquitectura de identidad no solo resulta incoherente: crea un punto ciego allí donde la organización cree haber construido un entorno controlado.

La identidad se ha convertido en el nuevo perímetro

El trabajo híbrido, la movilidad y la adopción masiva de servicios en la nube han difuminado el perímetro tradicional de la empresa. Ya no basta con decidir qué dispositivos están dentro o fuera de la red. La pregunta relevante es quién intenta acceder, desde qué contexto, a qué recurso y con qué nivel de confianza.

Ese cambio explica por qué la identidad ocupa hoy un lugar central en las estrategias de ciberseguridad. Zero Trust parte de una idea sencilla: ningún acceso debe darse por válido de forma implícita. Cada solicitud debe verificarse y limitarse de acuerdo con el usuario, el dispositivo, el recurso y el riesgo. Pero esta lógica pierde consistencia si se aplica a las aplicaciones empresariales y se detiene al llegar al equipo multifunción.

Si una persona utiliza su identidad corporativa para entrar en Microsoft 365, colaborar en Teams o consultar información en el ERP, ¿por qué debería recurrir a otro usuario, otro PIN o una base de datos local para imprimir o escanear? La multiplicación de credenciales perjudica la experiencia, aumenta las incidencias y obliga a TI a mantener sistemas paralelos que envejecen de forma desigual.

El problema de las identidades aisladas

Las cuentas locales suelen parecer una solución sencilla hasta que el parque crece, la organización se distribuye entre varias sedes o cambia la plantilla. Entonces aparecen altas que no se replican, bajas que no se ejecutan a tiempo, permisos inconsistentes y credenciales que permanecen activas más de lo necesario.

La cuestión no es solo administrativa. Una identidad aislada debilita la trazabilidad y dificulta aplicar de forma homogénea el principio de mínimo privilegio. También complica las auditorías: cuando cada sistema mantiene su propia lógica de acceso, demostrar quién podía hacer qué en un momento concreto exige reconstruir información dispersa.

Integrar la impresión en el directorio corporativo permite que las altas, bajas y cambios de función sigan el mismo ciclo de vida que el resto de los recursos. Los grupos ya definidos por la organización pueden traducirse en permisos, y el acceso puede vincularse a métodos familiares para el usuario, como sus credenciales corporativas, una tarjeta o un proceso seguro desde el móvil.

Zero Trust también se aplica al documento

En ocasiones se interpreta Zero Trust como una arquitectura destinada exclusivamente a redes y aplicaciones. Sin embargo, su valor reside en extender una disciplina común a todos los puntos donde se accede a información. El documento, sea digital o impreso, forma parte de esa cadena.

Autenticar al usuario ante el equipo permite reducir el uso anónimo, asociar operaciones a identidades verificadas y aplicar controles según el rol. No elimina por sí solo todos los riesgos, pero establece una base coherente para la impresión segura, la liberación de trabajos, la trazabilidad y la protección de procesos de escaneado.

Además, una arquitectura de identidad bien integrada simplifica la revocación del acceso. Cuando una persona abandona la organización o cambia de responsabilidades, la actualización realizada en el sistema corporativo debe propagarse al conjunto de recursos, incluido el parque de impresión. La seguridad mejora precisamente porque deja de depender de que alguien recuerde actualizar varios sistemas independientes.

Una cuestión de coherencia operativa

La integración no debe contemplarse únicamente como una medida defensiva. También reduce fricción. El usuario encuentra una experiencia más consistente y TI evita mantener credenciales, permisos y bases de datos duplicadas. En organizaciones con varias sedes o numerosos equipos, esta simplificación puede ser tan relevante como el propio control de acceso.

Conviene, no obstante, evitar una visión automática de la tecnología. Integrar identidades exige revisar roles, grupos, privilegios, métodos de autenticación, contingencias y protección de datos. Un directorio desordenado no se vuelve seguro por conectarlo a más sistemas. La oportunidad consiste en extender una gobernanza madura, no en trasladar sin criterio sus debilidades.

También es importante diseñar la experiencia para que la seguridad no se convierta en una barrera. Los controles más eficaces son aquellos que las personas pueden utilizar de forma natural. La combinación adecuada dependerá del contexto: no tienen las mismas necesidades un hospital, una administración pública, un centro educativo o una oficina distribuida.

De dispositivo periférico a activo corporativo

El cambio de fondo es cultural. Durante demasiado tiempo, la impresión se ha considerado una función auxiliar y el multifunción, un periférico. Esa mirada ya no describe la realidad. Estamos ante activos conectados, integrados con flujos documentales y utilizados para acceder a información sensible. Por tanto, deben formar parte de las conversaciones sobre identidad, cumplimiento y riesgo.

Esto implica incluirlos en los inventarios, en las evaluaciones de seguridad y en las políticas de acceso; exigir configuraciones coherentes; mantener el software actualizado; y evaluar su integración con las plataformas de identidad que ya utiliza la organización. No se trata de añadir complejidad, sino de eliminar una excepción que carece de sentido.

La próxima etapa: una identidad, una política

La dirección del mercado parece clara. Las organizaciones avanzan hacia una identidad corporativa común, gestionada de forma centralizada y aplicada a todos los recursos relevantes. La impresión debe recorrer el mismo camino. El objetivo no es que el usuario perciba más controles, sino que la organización pueda verificar mejor y administrar con menos fricción.

En Toshiba creemos que el parque de impresión debe integrarse de manera natural en esa estrategia. Soluciones capaces de conectarlo con plataformas de identidad corporativa como Microsoft Entra ID son un paso concreto en esa dirección: permiten aplicar al entorno documental los mismos principios de coherencia, centralización y confianza explícita que ya gobiernan otros servicios empresariales.

La conversación, por tanto, no debería centrarse en si una impresora necesita otra contraseña. La pregunta correcta es por qué seguimos aceptando que un activo conectado y cercano a la información quede fuera de la arquitectura de identidad. La impresión también forma parte de la infraestructura corporativa. Nuestra estrategia de seguridad debe reconocerlo.

Artículo de opinión escrito por Miguel Sarwat, director de Marketing y Comunicación de Toshiba Tec en España.